Primeros trámites e información relevante

Tras el fallecimiento de un familiar o persona cercana, pueden surgirle dudas respecto de los primeros y esenciales trámites. Aquí le damos unas breves notas que te podrán ser de gran ayuda.

¿CÓMO OBTENGO EL CERTIFICADO DE DEFUNCIÓN?

El Certificado Literal de defunción es el documento esencial para iniciar cualquier gestión relacionada con la herencia, dado que sin él no se pueden tramitar el resto de documentos, fundamentalmente el Certificado de Últimas Voluntades, y tras ello conocer si hay o no testamento.

La existencia o no de testamento a su vez, determina los trámites por los cuales se gestionará la herencia llamadas herencias testada o intestada.

¿DÓNDE Y CÓMO OBTENGO LA COPIA DEL TESTAMENTO DEL FALLECIDO?

Generalmente los herederos suelen tener una copia del testamento -incluso en ocasiones la copia auténtica u original-, sin embargo, para conocer cual es el testamento válido –en la mayoría de los casos el último-, y que será el que recoja las reglas o normas de la sucesión del causante o fallecido, se debe solicitar el Certificado de Últimas Voluntades, junto con el Certificado Literal de Defunción y una tasa que se debe abonar en la entidad bancaria).

En el Certificado de Últimas Voluntades constan los testamentos otorgados por la persona fallecida y tras ello, siempre que seamos heredero nombrado en el testamento, o sea hijo, cónyuge, legitimario o persona que corresponda por orden de sucesión, debemos acudir al notario que otorgó el testamento para que nos entreguen copia auténtica.

El Notario nos exigirá que acreditemos que la persona ha fallecido -Certificado Literal de Defunción-, que se otorgó allí testamento -Certificado de Actos de Última Voluntad- y en su caso libro de familia o documento que acredite el parentesco, y una vez realizado nos indicará si tenemos derecho o legitimación para solicitar la copia autorizada del testamento.

Eso es así porque se trata de un documento privado y confidencial. Por consiguiente, el Notario únicamente nos lo entregará;

  1. Si quien lo solicita aparece nombrado en el testamento como interesado (heredero, legatario, albacea, contador partidor).
  2. En el caso de legitimarios (hijos, padres y cónyuge), pues aunque no aparezcan en el testamento tienen derecho al testamento a fin de defender su derecho de legítima.
  3. En última instancia, si se lo exige un Juzgado u órgano administrativo.

Si hubiera conflicto respecto al derecho a obtenerlo se podría solicitar judicialmente, lo cual suele ocurrir respecto de personas que quieren impugnar el testamento por algún motivo pero no son legitimarios.

Los notarios tienen obligación de custodiar las escrituras durante 25 años, incluso si es de otro Notario que ha cambiado su destino, custodiando el Notario el protocolo de las escrituras del otro notario que ocupaba dicha notaria. Tras el plazo de 25 años, los testamentos deben solicitarse en el Colegio Notarial de cada provincia.

Y, ¿CÒMO SE SI NO TENÍA TESTAMENTO?, ¿QUÉ OCURRE SI NO TENÍA?

Como hemos indicado anteriormente, se conoce si una persona tenía testamento, solicitando el Certificado de Actos de Última Voluntad, el cual se solicita en la Gerencia Territorial del Ministerio de Justicia.

En el Certificado si no hay testamento indicará que “No otorgó”, lo cual servirá para tramitar la Declaración de herederos que viene a ser el documento equivalente al Testamento para poder tramitar la herencia del causante.

Si los herederos son hijos, nietos, padres, abuelos o cónyuge, la declaración se tramita notarialmente. Por el contrario, si se trata de primos, tíos, o extraños, la declaración de herederos necesariamente debe tramitarse judicialmente.

¿PUEDO CONOCER SI TENÍA SEGUROS DE VIDA?

La Gerencia Territorial del Ministerio de Justicia además de la gestión de los Certificados de Últimas Voluntades, llevan el control de un Registro de Seguros de Vida.

Este registro tiene como finalidad conocer si el fallecido tenía o no concertados seguros de vida, debido a que las aseguradoras deben informar periódicamente si la persona tenía concertados seguros de vida. Para obtener el certificado se debe abonar una tasa y nos solicitarlo junto con el Certificado Literal de Defunción.

¿CÓMO AVERIGUO TODOS LOS BIENES QUE TENÍA EL FALLECIDO?

Generalmente los herederos o familiares llamados a recibir bienes, tienen conocimiento de los bienes y/o deudas de la persona fallecida.

Sin embargo, no siempre es así, y surge la dificultad de averiguar que bienes, derechos, obligaciones y deudas tenía el causante fallecido.

El primer paso sería indagar en la documentación del causante, pues suele dar muchas pistas de los bienes del mismo.

Si no fuera posible o no dispone de dicha información, hay que iniciar algunos trámites, en ocasiones sencillos, otros complicados para averiguar los bienes, según de cuales estemos hablando:

  1. BIENES INMUEBLES (viviendas, locales, garajes, etc.).
    Los bienes inmuebles pueden estar o no inscritos, ya que en nuestro sistema jurídico la inscripción de los bienes no es obligatoria o preceptiva para la validez de la transmisión.

    1. BIENES INSCRITOS: Se puede solicitar una averiguación de bienes registrados en los registros de la propiedad, mercantil o de bienes muebles, los cuales nos darán información cierta y actualizada de todas las propiedades o derechos inscritos que tenía el causante en el territorio nacional.
    2. BIENES NO INSCRITOS: Si hay bienes no inscritos en el Registro de la Propiedad, se puede solicitar su averiguación en la Dirección General del Catastro (para bienes urbanos o rústicos), previa justificación de que tenemos legitimación o interés legítimo en la herencia.
    3. BIENES NO INSCRITOS REGISTRAL NI CATASTRALMENTE: en estos casos hay que analizar si se pueden obtener indicios de la titularidad; justificantes de pagos, comunidad de regantes de la zona, etc.
  2. CUENTAS O ACTIVOS en entidades bancarias.
    Si no se dispone de información sobre las cuentas, se puede solicitar mediante instancia -acreditando la legitimación- a las entidades bancarias a fin de que nos acrediten documentalmente si el fallecido disponía o no de cuentas o activos bancarios (fondos, plazos fijos, etc.).
  3. CRÉDITOS DE DERECHO PÚBLICO.
    En ocasiones el causante pudiera ostentar algún derecho de cobro de alguna/s administración/es -Agencia Tributaria, Seguridad Social, administraciones locales o autonómicas). En estos casos se debe solicitar por escrito la acreditación de títulos o derechos.
  4. VEHÍCULOS.

Se debe solicitar en la Jefatura Provincial de Tráfico del fallecido los vehículos sobre los que pudiera ostentar algún derecho.

¿PUEDO SABER SI TENÍA DEUDAS?, ¿QUÉ HAGO ENTONCES?

Lo expuesto respecto de los bienes sería igualmente aplicable a las deudas del causante, pero además se podría tener acceso a cierta información de gran utilidad:

  1. CIRBE (Central de Información de Riesgos del Banco de España).
    Según el Banco de España, la Central de Información de Riesgos (CIR) es un servicio público que gestiona una base de datos en la que constan, prácticamente, todos los préstamos, créditos, avales, y riesgos en general que las entidades financieras tienen con sus clientes.La Central de Información de Riesgos (CIR) es un reflejo de lo que tienen los ciudadanos suscrito con entidades en sus bases de datos.

    Para cada uno de esos riesgos, las entidades que los declaran facilitan la información más relevante, incluyendo la identificación del cliente.

    La información de la Central de Información de Riesgos (CIR) está protegida por importantes medidas que garantizan su calidad, seguridad y confidencialidad. Esto es así por obligación legal. Además, el Banco de España ha considerado siempre esos objetivos como propios, no obstante, si se acredita que se ostenta derecho (por ser heredero o con derecho en la herencia), el Banco de España me entregará información relevante de todas las deudas y obligaciones del fallecido, incluyendo si son deudas avaladas o directas, el importe actualizado, etc.

    La única salvedad es que solo se hacen constar las deudas u obligaciones en importe superior a 6.000€, no apareciendo las deudas inferiores.

  2. Solicitud de información de procedimientos judiciales pendientes.
    Se puede solicitar información en los Juzgados del partido judicial del causante, a fin de conocer si tenía procedimientos judiciales en curso.

ME HAN BLOQUEADO LAS CUENTAS, ¿QUÉ PUEDO HACER?

Es habitual que las entidades bancarias bloqueen las cuentas de las personas fallecidas, o el porcentaje de titularidad del fallecido.

No se trata de una actuación abusiva de las entidad, sino del cumplimiento de una obligación legal y tributaria. De hecho el artículo 32.4 de la Ley del Impuesto de Sucesiones indica;

Los órganos judiciales, intermediarios financieros, Asociaciones, Fundaciones, Sociedades, funcionarios, particulares y cualesquiera otras entidades públicas o privadas no acordarán entregas de bienes a personas distintas de su titular sin que se acredite previamente el pago del impuesto o su exención, a menos que la Administración lo autorice”.

Del mismo respecto de las entidades aseguradoras; “las entidades de seguros no podrán efectuar la liquidación y pago de los concertados sobre la vida de una persona a menos que se justifique haber presentado a liquidación la documentación correspondiente o, en su caso, el ingreso de la autoliquidación practicada”.

La ley sanciona la conducta de las entidades que incumplan dichas obligaciones –artículo 32.7 de la Ley del Impuesto de Sucesiones-. Las sanciones vienen recogidas en el artículo 40 de la Ley del Impuesto de Sucesiones.

Debemos no obstante recordar que el hecho de que el fallecido fuera cotitular de una cuenta no determina la titularidad real del importe de la cuenta, se trata pues de una mera presunción la cual admite prueba en contrario, si nuestro familiar tuviera el 50% de las cuentas y se puede acreditar que en realidad el origen de los fondos es de uno en exclusiva o una parte mayor del porcentaje de titularidad, deberemos hacerlo valer por vía amistosa y en caso de conflicto, ante los órganos judiciales.

Sobra indicar que aprovechándose de la transitoria situación en la cual la entidad aún no conoce el fallecimiento y no ha podido bloquear la cuenta, el cotitular o el autorizado (quien es un mero apoderado, cuyo poder se extingue con el fallecimiento del titular), aprovechen la coyuntura para disponer de todo o parte de los bienes, debiendo responder sin duda por hechos que pudieran ser incluso delictivos, o cuanto menos, responder civilmente.

La mayoría de los supuestos son más sencillo y exigirán la formalización de los siguientes trámites;

  1. En un primer momento, solicitar un Certificado bancario, donde la entidad acredita por un apoderado, el saldo de las cuentas o activos del causante, así como las posibles deudas (tarjetas crédito, préstamos, etc.).
  2. Para poder entregarnos los importes la entidad exigirá;
    1. La documentación de la partición y adjudicación de bienes, que podrá formalizarse tanto en documento notarial como en documento privado, siempre que venga firmado por todos los herederos o sus representantes.
    2. Asimismo se deberá acreditar ante el banco el pago, exención o bonificación del Impuesto de Sucesiones y Donaciones.

¿DEBEMOS ESTAR TODOS LOS HEREDEROS DE ACUERDO PARA HACER LA HERENCIA?

Lo más común y sin duda la mejor opción es que todos los herederos o legatarios, estén conformes con el reparto, pero pueden suceder otras situaciones las cuales finalizan igualmente con el reparto de la herencia. Las analizamos lo forma más concisa posible;

  1. PARTICIÓN ASMISTOSA:
    Según el artículo 1.058 del Código Civil; “Cuando el testador no hubiese hecho la partición, ni encomendado a otro esta facultad, si los herederos fueren mayores y tuvieren la libre administración de sus bienes, podrán distribuir la herencia de la manera que tengan por conveniente”. 

    Es decir, si todos los herederos, o personas que tengan algún derecho en la herencia están de acuerdo en el reparto, el reparto se hará en notaría o con documento privado, dependiendo del caso, sin ser necesario más conflicto.Evidentemente si hay un único heredero, no existe reparto como tal, sino aceptación de los bienes de la herencia.

  2. REPARTO POR CONTADOR-PARTIDOR:
    Puede suceder que el causante fallecido, haya ordenado en su testamento o en documento, que el reparto se haga por un tercero -generalmente persona de confianza del testador; abogado o persona conocedora del derecho-, que la ley denomina Contador-Partidor.

    Este contador-partidor tiene como función hacer el reparto de los bienes del causante, incluso en ocasiones el causante deja alguna instrucción de cómo hacerlo.

    El artículo 1057 del Código Civil indica; “el testador podrá encomendar por acto «inter vivos» o «mortis causa» para después de su muerte la simple facultad de hacer la partición a cualquier persona que no sea uno de los coherederos”.

    La gran ventaja de este contador-partidor es que al hacer el reparto y ostentar ese derecho y obligación, evita el largo y tedioso procedimiento judicial de división de la herencia. El contador partidor debe por descontado intentar poner en acuerdo a las partes implicadas, no obstante, en caso de que no conseguir dicho acuerdo, podrá y deberá hacer el reparto como considere evita perjuicio o conflicto incluso protocolizando el reparto en escritura notarial y solicitar en juzgados la mera aprobación. Una vez realizado tendrá la misma validez que si hubiera acuerdo y vincula a todas la partes.

    Únicamente si en ese reparto hay un notorio perjuicio para alguno de los herederos o se han omitido o no incluido algún bien, las partes implicadas podrán solicitar judicialmente la revisión de dicho cuaderno particional o escritura de herencia.

  3. CONTADOR-PARTIDOR DATIVO:
    En caso de que haya falta de acuerdo entre los herederos, hay una opción la cual es desconocida por la mayoría de las personas, y es el nombramiento de un Contador Partidor-Dativo.

    Se trata en realidad de que cuando haya varios herederos que no estén conformes, a fin de evitar el procedimiento judicial, el número de herederos que representen el 50% del haber hereditario pueden solicitar el nombramiento de un Contador Partidor el cual hace el reparto de la herencia aún con desacuerdo entre las partes. La idea es hacer el reparto por un tercero, evitando un procedimiento judicial que puede dilatarse meses o incluso años, siendo por tanto una buena opción para solucionar una herencia que se prevé contenciosa.

    Indica la ley que;

    no habiendo testamento, contador-partidor en él designado o vacante el cargo, el Secretario judicial o el Notario, a petición de herederos y legatarios que representen, al menos, el 50 por 100 del haber hereditario, y con citación de los demás interesados, si su domicilio fuere conocido, podrá nombrar un contador-partidor dativo, según las reglas que la Ley de Enjuiciamiento Civil y del Notariado establecen para la designación de peritos. La partición así realizada requerirá aprobación del Secretario judicial o del Notario, salvo confirmación expresa de todos los herederos y legatarios. Lo dispuesto en este artículo y en el anterior se observará aunque entre los coherederos haya alguno sujeto a patria potestad, tutela o curatela; pero el contador-partidor deberá en estos casos inventariar los bienes de la herencia, con citación de los representantes legales o curadores de dichas personas”.

    Para poder realizar solicitar el nombramiento de este Contador-Partidor, se deben cumplir los siguientes requisitos:

    1. que haya al menos dos herederos o legatarios (personas que reciben un % de herencia pero que no son herederos).
    2. que no haya testamento, o que si lo hay no haya un contador partidor ya nombrado.
    3. que soliciten el nombramiento herederos que representen el 50% del valor de la herencia. Esto es así porque no deben solicitarlo el 50% de los herederos, sino el 50% del valor de la herencia, de modo que si por ejemplo hay 3 herederos pero uno solo tiene el 51% porque su padre le ha dejado más herencia, este solo podrá solicitar este nombramiento, en cambio los otros 2 aun siendo 2 no podrá solicitarlo, y solo les quedará la opción de hacer el reparto de forma judicial.
  4. REPARTO JUDICIAL.
    Y por último, si no se dan ninguna de las tres opciones anteriores, la única solución lamentablemente es que el reparto se haga judicialmente. Según el artículo 1059 del Código Civil; “cuando los herederos mayores de edad no se entendieren sobre el modo de hacer la partición, quedará a salvo su derecho para que lo ejerciten en la forma prevenida en la Ley de Enjuiciamiento Civil”.El procedimiento judicial en realidad está compuesto de dos fases;

    1. En una primera fase, se hace el inventario de los bienes y deudas de la herencia, ya que en muchas ocasiones se el conflicto surge en que uno de los herederos considera que algún bien no hay que incluirlo en la herencia o considera que algún bien debiera no incluirse. Si hay desacuerdo hay una vista o juicio para que las partes puedan justificar sus motivos.
    2. Una vez cerrado el inventario o bienes de la herencia, así como las deudas, la siguiente fase es que un profesional haga la valoración y reparto como considere oportuno o mejor jurídica y fiscalmente.

    Son procedimientos largos y hay que evitarlos, pero lamentablemente en ocasiones los herederos tienes desacuerdos que impiden otra solución.

¿ES NECESARIO IR AL NOTARIO?

La necesariedad de acudir a un Notario lo determinará la existencia de uno o varios herederos o legatarios, así como la naturaleza de los bienes, dado que para inscribir a nombre de los herederos bienes inmuebles (pisos, locales, garajes, etc.) se necesitará de escritura pública para su posterior inscripción en el Registro de la Propiedad.

De igual modo, si el causante fallecido tenía participaciones sociales o acciones de sociedades que deban heredar sus herederos, la herencia debe hacerse en escritura pública.

Por tanto si solo había vehículos, cuentas bancarias, etc., no es necesario escritura publica notarial, con el consiguiente ahorro en costes, no obstante, hay que redactar un cuaderno particional o documento privado que debe redactar un abogado o persona especializada para poder realizar el reparto de bienes.

¿DEBO TENER EN CUENTA ALGÚN PLAZO?, ¿HAY PLAZO PARA ACEPTAR LA HERENCIA?

Generalmente el plazo para aceptar la herencia nos lo marcan nuestras obligaciones fiscales, dado que tenemos un plazo de seis meses para liquidar tanto el Impuesto de Sucesiones, como el Impuesto Municipal de Plusvalía (impuesto municipal), el cual la mayoría de la gente lo asocia a las compraventas, pero que también se debe abonar en casos de herencia o donación. Si la herencia es compleja o hay dificultades de pago se podría aplazar el plazo de pago durante 6 meses más.

Igualmente las entidades bancarias tienen obligación de bloquear las cuentas bancarias de sus clientes fallecidos o los porcentajes de titularidad de los mismos, así como los plazos fijos o depósitos, de forma que sin la gestión de la herencia no se podrá disponer de los bienes.

Del mismo modo, si queremos vender o hipotecar la vivienda, vehículos, etc. es necesario tener inscritos los bienes a nuestro nombre en los registros de la propiedad o tráfico, puesto que no se puede vender un bien o vehículo que siga siendo propiedad del fallecido, debemos con carácter previo ponerlo a nuestro nombre.